De juiste administratie

Administratie is het systematisch bijhouden van financiële gegevens van een bedrijf of organisatie. Het omvat onder andere het verwerken van inkomsten en uitgaven, het bijhouden van de boekhouding, het opstellen van financiële rapportages en het voldoen aan fiscale verplichtingen. Door een goede administratie bij te houden, krijgt een bedrijf inzicht in de financiële situatie en kan het bedrijf beter beslissingen nemen op basis van deze informatie.

Welke gegevens moet ik allemaal administreren?

Als ondernemer dien je verschillende gegevens te administreren, zoals:

1. Inkomsten en uitgaven
2. Facturen (in- en verkoop) 
3. Bankafschriften
4. Bonnetjes en facturen van contante betalingen 
5. Contracten en andere juridische documenten 
6. Correspondentie met de Belastingdienst en andere instanties 
7. Overeenkomsten met opdrachtgevers of werknemers 
8. Personeelsadministratie (indien van toepassing) 
9. Voorraadadministratie (indien van toepassing) 
10. Overige financiële documenten die relevant zijn voor jouw onderneming.

Het is belangrijk om deze gegevens nauwkeurig en gestructureerd bij te houden, zodat je op elk moment inzicht hebt in de financiële situatie van je onderneming en je tijdig kunt bijsturen indien nodig.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie voor een bepaalde periode te bewaren. Deze bewaartermijn is afhankelijk van de soort gegevens die je bewaart. Over het algemeen geldt dat je je administratie zeven jaar lang moet bewaren. Dit geldt onder andere voor inkomstenbelasting, omzetbelasting, loonbelasting, jaarrekening en facturen. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Het is belangrijk om je aan deze bewaartermijnen te houden, omdat de Belastingdienst je administratie kan opvragen voor controle of een eventuele naheffing.

Wat zijn de wettelijke eisen voor mijn administratie?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren. Er zijn verschillende wettelijke eisen waaraan je administratie moet voldoen:

1. Volledigheid: alle zakelijke gegevens moeten in de administratie worden opgenomen.
2. Juistheid: de gegevens in de administratie moeten kloppen.
3. Tijdigheid: de administratie moet tijdig worden bijgewerkt en bijgehouden.
4. Overzichtelijkheid: de administratie moet overzichtelijk zijn, zodat de Belastingdienst het gemakkelijk kan controleren.
5. Bewaarplicht: de administratie moet bewaard worden voor een bepaalde periode, afhankelijk van het type gegevens.

Het niet voldoen aan deze eisen kan leiden tot boetes en andere sancties. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat je administratie aan alle wettelijke eisen voldoet.

Kan ik mijn administratie zelf bijhouden of moet ik dit uitbesteden?

Als ondernemer kun je ervoor kiezen om je administratie zelf bij te houden of dit uit te besteden aan een boekhouder of accountant. Het voordeel van zelf je administratie bijhouden is dat je meer inzicht hebt in je financiële situatie en je kosten kunt besparen op de kosten voor een boekhouder. Het nadeel is dat het veel tijd en kennis vergt om je administratie goed bij te houden en dat je verantwoordelijk bent voor de juistheid van je administratie.

Als je kiest voor uitbesteding van je administratie, dan weet je zeker dat je administratie goed wordt bijgehouden en dat je voldoet aan de wettelijke eisen. Daarnaast heb je meer tijd voor je eigen werkzaamheden en kun je eventueel profiteren van belastingvoordeel doordat een boekhouder of accountant op de hoogte is van de laatste regelgeving. Het nadeel is dat je hier kosten voor moet maken en dat je minder inzicht hebt in je financiële situatie.

De keuze tussen zelf administreren en uitbesteden is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte en complexiteit van je bedrijf, je kennis en ervaring op het gebied van administratie en de tijd die je beschikbaar hebt om je administratie bij te houden.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn administratie altijd up-to-date is?

Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je administratie altijd up-to-date is:

1. Plan vaste momenten in: 
Plan regelmatig vaste momenten in om je administratie bij te werken, bijvoorbeeld elke week of elke maand. Dit helpt je om het overzicht te bewaren en te voorkomen dat je achterloopt.

2. Gebruik boekhoudsoftware:
Met boekhoudsoftware kun je eenvoudig en snel je administratie bijhouden. Hierdoor hoef je minder tijd te besteden aan administratie en heb je meer tijd om te ondernemen.

3. Houd je bonnen en facturen bij:
Zorg ervoor dat je al je bonnen en facturen op een veilige plek bewaart en categoriseert. Zo kun je snel en eenvoudig je inkomsten en uitgaven bijhouden.

4. Werk samen met een boekhouder:
Als je het lastig vindt om je administratie bij te houden, kun je overwegen om samen te werken met een boekhouder. Deze kan je adviseren en ondersteunen bij je administratie, zodat je altijd up-to-date bent en voldoet aan de wettelijke eisen.

Hoe kan ik het beste mijn inkomsten en uitgaven bijhouden?

Er zijn verschillende manieren om je inkomsten en uitgaven bij te houden, afhankelijk van je voorkeuren en de aard van je onderneming. Hieronder vind je een aantal opties:

1. Excel:
Maak gebruik van een Excel-spreadsheet om je inkomsten en uitgaven bij te houden. Je kunt dit eenvoudig zelf maken of gebruikmaken van een bestaande template.

2. Boekhoudsoftware:
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s beschikbaar waarmee je gemakkelijk je inkomsten en uitgaven kunt bijhouden. Dit kan bijvoorbeeld met programma’s zoals Exact.

3. Online bankieren:
Maak gebruik van de mogelijkheden van online bankieren om je inkomsten en uitgaven te monitoren. Je kunt bijvoorbeeld je banktransacties automatisch importeren in een boekhoudprogramma.

4. Papieren kasboek:
Houd je inkomsten en uitgaven bij in een papieren kasboek. Dit kan een goede optie zijn als je niet veel transacties hebt en geen behoefte hebt aan een digitale oplossing.

Het is belangrijk om te kiezen voor een methode die bij jou en je onderneming past. Zo zorg je ervoor dat je administratie altijd up-to-date is en je snel inzicht hebt in je financiële situatie.

Wat is het verschil tussen een factuur en een bonnetje?

Een factuur is een officieel document waarop alle gegevens van een verkooptransactie staan vermeld, zoals de datum, het bedrag, de producten of diensten die zijn geleverd en de gegevens van zowel de koper als de verkoper. Een bonnetje daarentegen is meestal een klein papiertje dat je krijgt als je iets koopt en bevat alleen de basisgegevens van de aankoop, zoals de datum, de naam van de winkel, het bedrag en de producten of diensten die zijn gekocht. Een factuur is dus veel uitgebreider en gedetailleerder dan een bonnetje en wordt gebruikt voor zakelijke transacties.

Hoe maak ik een goede factuur op?

Een goede factuur opmaken is belangrijk voor het goed bijhouden van je administratie en het krijgen van betalingen op tijd. Hier zijn enkele tips om een goede factuur op te maken:

1. Zorg dat je alle benodigde gegevens op de factuur vermeldt, zoals de naam en adresgegevens van de klant, jouw eigen gegevens, het factuurnummer en de factuurdatum.
2. Vermeld duidelijk welke producten of diensten je hebt geleverd en voor welke periode of datum. Geef ook het totaalbedrag en eventueel de btw apart aan.
3. Geef aan wat de betalingstermijn is en hoe de klant kan betalen. Vermeld hierbij ook eventuele betaalgegevens zoals het rekeningnummer.
4. Maak de factuur overzichtelijk en professioneel. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een sjabloon of een online facturatieprogramma.
5. Zorg dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen, zoals de verplichte vermeldingen en het gebruik van een factuurnummer.
6. Het is altijd goed om je factuur te controleren voordat je deze verstuurt. Een duidelijke en overzichtelijke factuur kan helpen om betalingen op tijd te krijgen en is bovendien een visitekaartje voor jouw bedrijf.