Tips omtrent Facturen

Als ondernemer is het opstellen en versturen van facturen een belangrijk onderdeel van je financiële administratie. Het zorgt ervoor dat je klanten weten wat ze verschuldigd zijn en wanneer ze moeten betalen, en het helpt jou als ondernemer om een goed overzicht te hebben van je inkomsten. Maar hoe zorg je ervoor dat je facturen correct zijn opgesteld en aan alle wettelijke eisen voldoen? En hoe ga je om met eventuele betalingsproblemen of achterstallige betalingen? Deze tekst kan je helpen om op een efficiënte en correcte manier facturen op te stellen, te versturen en te beheren, en zo een gezonde financiële situatie voor je onderneming te waarborgen.

Wat is een factuur en waarvoor dient het?

Een factuur is een officieel document dat wordt gebruikt om de verkoop van producten of diensten vast te leggen. Het bevat informatie over de producten of diensten, de prijs, de betalingstermijn en andere relevante gegevens. Een factuur wordt gebruikt om betaling te eisen voor de geleverde producten of diensten en is een belangrijk onderdeel van het financiële proces van een bedrijf. Het is tevens een wettelijk verplicht document voor zowel de verkoper als de koper.

Wat zijn de wettelijke eisen voor een factuur?

Voor een factuur geldt in Nederland een aantal wettelijke eisen waaraan voldaan moet worden. Hieronder volgen enkele belangrijke punten:

1. Datum van uitreiking van de factuur
2. Een opeenvolgend factuurnummer
3. Naam en adres van de leverancier
4. Naam en adres van de afnemer
5. Btw-nummer van de leverancier
6. KvK-nummer van de leverancier
7. Datum waarop de levering of dienst is verricht of voltooid
8. Hoeveelheid en soort geleverde goederen of diensten
9. Bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
10. Bedrag inclusief btw

Deze gegevens moeten duidelijk vermeld worden op de factuur. Als er niet aan deze wettelijke eisen wordt voldaan, kan de Belastingdienst een boete opleggen en kan de afnemer de btw niet terugvragen.

Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?

Een factuur is een verzoek om betaling voor geleverde goederen of diensten, terwijl een offerte een aanbod is voor het leveren van deze goederen of diensten. Een offerte wordt meestal opgesteld voordat er een overeenkomst wordt gesloten en bevat prijsinformatie, leveringsvoorwaarden en andere belangrijke details over de geleverde goederen of diensten. Een factuur wordt verstuurd nadat de goederen of diensten zijn geleverd en bevat informatie over de kosten van de geleverde goederen of diensten en de betalingsvoorwaarden.

Moet ik btw berekenen op mijn factuur?

 

Als ondernemer moet je in principe btw berekenen over de geleverde producten of diensten en dit vermelden op de factuur. Het btw-tarief hangt af van het soort product of dienst dat je levert. Er zijn drie btw-tarieven in Nederland: het hoogste tarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% en het nultarief van 0%. Het is belangrijk om te weten welk btw-tarief van toepassing is op de producten of diensten die je levert. Daarnaast zijn er situaties waarin je geen btw hoeft te berekenen, zoals bij bepaalde internationale transacties of bij kleine ondernemersregeling (KOR). Het is altijd verstandig om de regels en voorschriften van de Belastingdienst te raadplegen om te bepalen of je btw moet berekenen op je facturen.

 

Hoe kan ik een goede factuur opstellen?

Een goede factuur is belangrijk om duidelijkheid te verschaffen over de geleverde producten of diensten en de bijbehorende kosten. Hier zijn een aantal tips voor het opstellen van een goede factuur:

1. Vermeld duidelijk het woord “Factuur” op de bovenkant van de factuur.
2. Voeg een factuurnummer toe en nummer de facturen op volgorde van datum.
3. Vermeld de datum waarop de factuur is uitgegeven en de datum waarop de diensten of producten zijn geleverd.
4. Vermeld de contactgegevens van je bedrijf en die van de klant, inclusief de volledige naam, adres en btw-nummer.
5. Omschrijf duidelijk de geleverde diensten of producten met bijbehorende prijzen en aantallen.
6. Vermeld het btw-tarief en het bedrag dat aan btw is berekend, indien van toepassing.
7. Vermeld het totaalbedrag dat in rekening wordt gebracht, inclusief btw.
8. Vermeld de betalingstermijn en eventuele betalingsvoorwaarden.

 

Het is ook belangrijk om te zorgen voor een professionele uitstraling van de factuur, bijvoorbeeld door het toevoegen van een logo of huisstijl. Er zijn verschillende facturatieprogramma’s beschikbaar die het opstellen van facturen gemakkelijk en efficiënt maken.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn facturen op tijd worden betaald?

Het op tijd betaald krijgen van facturen is belangrijk voor een gezonde cashflow van je onderneming. Hier zijn een aantal tips om ervoor te zorgen dat je facturen op tijd worden betaald:

1. Stuur je factuur zo snel mogelijk na het leveren van je product of dienst. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald krijgt.
2. Maak het betalen van je factuur zo makkelijk mogelijk. Zorg dat de betalingsgegevens duidelijk op de factuur staan en biedt verschillende betaalopties aan, zoals iDEAL of PayPal.
3. Houd de betalingstermijn kort en duidelijk. Vermeld dit duidelijk op de factuur en geef eventueel aan dat er bij te late betaling rente in rekening wordt gebracht.
4. Stuur herinneringen als de betalingstermijn verloopt en bel of mail de klant als de factuur te laat wordt betaald. Soms is het een kwestie van vergeten en kan een herinnering voldoende zijn om de betaling in gang te zetten.
5. Maak gebruik van automatische incasso. Dit kan ervoor zorgen dat je altijd op tijd betaald krijgt en scheelt jou veel administratieve rompslomp.

 

Kan ik een factuur annuleren of wijzigen?

Als je een fout hebt gemaakt op een factuur, of als er iets verandert in de transactie, kan je deze meestal annuleren of wijzigen voordat de betaling is verricht. Het is belangrijk om dit zo snel mogelijk te doen en de klant hierover te informeren. Als de factuur al is betaald, kan je de transactie niet meer ongedaan maken, maar kan je wel een creditfactuur sturen om het bedrag te crediteren. Zorg ervoor dat je bij het annuleren of wijzigen van een factuur voldoet aan de wettelijke vereisten en dat je klant hiervan op de hoogte wordt gebracht.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Als ondernemer ben je verplicht om je facturen gedurende zeven jaar te bewaren. Dit is vastgelegd in de fiscale bewaarplicht. Door deze bewaarplicht kan de Belastingdienst de juistheid van je administratie controleren. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat je facturen goed geordend en toegankelijk zijn gedurende deze periode. Je kunt ervoor kiezen om je facturen fysiek of digitaal te bewaren, zolang je maar kunt aantonen dat ze gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn.

Welke software kan ik gebruiken om facturen te maken?

Er zijn veel verschillende software programma’s beschikbaar om facturen te maken. Enkele populaire opties zijn:

1. Boekhoudsoftware zoals Exact en Wefact. Deze programma’s zijn meer gericht op het bijhouden van de administratie en bieden vaak functies zoals facturatie, bankkoppelingen, btw-aangifte en rapportages.
2. Microsoft Excel of Google Sheets. Deze programma’s zijn goedkoper dan de andere opties en bieden flexibiliteit om uw eigen sjablonen te maken. Het nadeel is dat ze minder geavanceerde functies hebben en meer handmatig werk vereisen.

Het is belangrijk om te kiezen voor een softwareprogramma dat past bij uw behoeften en budget.